발주부터 제작·검토까지, 업무 진행 현황을 단계별로 관리하는 방법

발주 요청부터 거래처 확인, 발주 진행, 입고까지.

회사에서 반복적으로 진행하는 업무에는 일정한 절차가 있습니다. 담당자와 업무 순서도 정해져 있고, 각 단계에서 해야 할 일도 명확합니다.

그런데 여러 건의 업무가 동시에 진행되면 상황은 달라집니다.

어떤 발주는 거래처 확인을 기다리고 있고, 어떤 발주는 납기가 지연됐습니다. 업무 목록에는 모두 '진행 중'이라고 표시되어 있지만, 실제로 어느 단계까지 진행됐는지 확인하려면 담당자에게 일일이 물어봐야 합니다.

업무 프로세스가 정해져 있다는 것과 실제 진행 상황을 파악하는 것은 다른 문제입니다.

효율적인 업무 프로세스 관리를 위해서는 무엇을 확인해야 할까요?

업무 프로세스 관리, 절차를 정하는 것만으로 충분할까요?

많은 회사에서 엑셀이나 업무 관리표를 활용해 업무 프로세스를 관리합니다.

업무별 담당자와 마감일을 정하고, 진행 상태를 기록하는 방식입니다.

하지만 실제 업무는 '예정 → 진행 중 → 완료'처럼 단순하게 구분되지 않습니다.

예를 들어 발주 업무는 다음과 같은 단계를 거칩니다.

발주 요청 → 발주서 확인 → 거래처 확인 → 발주 진행 → 입고 완료

각 업무가 '진행 중'이라는 사실만으로는 현재 어느 단계에 있는지, 다음 단계로 넘어가지 못하는 이유가 무엇인지 알기 어렵습니다.

또한 여러 담당자를 거치는 과정에서 검토 의견이나 변경 사항이 메신저와 이메일에 흩어지면 이전 진행 내용을 다시 찾아야 합니다.

결국 업무를 체계적으로 관리하려면 담당자와 마감일뿐 아니라 현재 진행 단계, 지연 상황, 진행 이력까지 함께 확인할 수 있어야 합니다.

업무 프로세스를 효과적으로 관리하려면 업무 목록을 나열하는 것에서 벗어나, 전체적인 진행 흐름을 확인할 수 있어야 합니다.

각 업무가 현재 어느 단계에 있는지 확인할 수 있어야 합니다.

여러 업무가 동시에 진행되더라도 작업 중인 업무와 검토를 기다리는 업무를 구분하면 전체적인 진행 상황을 파악하기 쉬워집니다.

특정 단계에서 일정이 지연되면 이후 업무에도 영향을 줄 수 있습니다.

따라서 지연된 업무와 마감이 임박한 업무를 구분하고, 우선적으로 확인해야 할 업무를 파악하는 것이 중요합니다.

업무가 여러 담당자를 거치더라도 이전 단계에서 어떤 내용이 검토되고 변경됐는지 확인할 수 있어야 합니다.

진행 이력을 업무와 함께 관리하면 불필요하게 이전 대화나 문서를 찾아보는 시간을 줄일 수 있습니다.

BRIC의 스테이지 보드는 업무의 단계별 흐름을 관리하는 보드입니다.

발주, 상품 제작, 콘텐츠 제작처럼 일정한 절차를 거치는 업무를 각 프로세스에 맞게 관리할 수 있습니다.

스테이지에서는 다음과 같은 정보를 확인할 수 있습니다.

여러 업무를 개별적으로 확인하지 않아도 전체적인 진행 흐름을 파악할 수 있습니다.

단계별로 업무를 관리하고, 진행 현황과 지연 상황을 어떻게 확인하는지 영상으로 살펴보세요.

업무를 단계별로 관리하는 방식은 여러 산업과 업무에 적용할 수 있습니다.

업무 프로세스를 정리하는 것은 시작입니다.

중요한 것은 정해진 절차에 따라 업무가 어떻게 진행되고 있는지, 어디에서 지연되고 있는지 파악하는 것입니다.

BRIC 스테이지를 활용하면 업무의 현재 단계부터 지연 상황, 진행 이력까지 한곳에서 확인할 수 있습니다.

여러 단계로 이루어진 업무, 이제 전체 흐름을 한눈에 확인하며 관리해 보세요.