팀 업무 관리, 할 일 목록에서 실행 계획까지 연결하는 방법
출근 후 오늘 해야 할 업무를 정리합니다.
담당자와 마감일도 정해져 있고, 체크리스트에는 해야 할 일이 5개 있습니다. 업무 목록만 보면 오늘 처리해야 할 일이 명확해 보입니다.
그런데 퇴근 시간이 다가와도 완료한 업무는 2개뿐입니다.
예상보다 오래 걸린 업무도 있었고, 중간에 급한 요청까지 추가되면서 처음 계획했던 업무는 뒤로 밀렸습니다.
결국 끝내지 못한 일을 다음 날로 옮기고, 다음 날에도 완료하지 못한 업무를 다시 옮기는 일이 반복됩니다.
해야 할 일을 정리했다는 것과 실제로 실행할 수 있는 계획을 세웠다는 것은 다른 문제입니다.
회사에서 여러 업무를 계획대로 실행하려면 어떻게 관리해야 할까요?
팀 업무 관리, 할 일 목록만 정리하면 충분할까요?
많은 회사에서 엑셀이나 체크리스트, 업무 관리 툴을 활용해 팀원들의 업무를 관리합니다.
해야 할 일을 나열하고 담당자와 마감일을 지정하는 방식입니다.
하지만 업무의 개수와 실제 업무량은 다릅니다.
예를 들어 한 팀원은 10분이면 끝나는 업무 10개를 맡고, 다른 팀원은 하루 종일 걸리는 업무 3개를 맡았다고 가정해 보겠습니다.
단순히 업무 개수만 비교하면 10개를 맡은 팀원이 더 바빠 보이지만, 실제 업무에 필요한 시간은 3개를 맡은 팀원이 더 많을 수 있습니다.
여기에 회의나 갑작스러운 요청까지 추가되면 상황은 더 복잡해집니다.
급한 업무를 먼저 처리하다 보면 정작 중요한 업무는 계속 밀리고, 팀원들은 모두 바쁘다고 하지만 누구에게 업무가 집중되어 있는지 파악하기도 어렵습니다.
결국 효율적인 팀 업무 관리를 위해서는 해야 할 일뿐 아니라 업무별 예상 소요 시간, 실행 일정, 팀원별 업무량까지 함께 확인할 수 있어야 합니다.
회사 업무를 체계적으로 관리하기 위한 3가지 방법
업무 관리에서 중요한 것은 단순히 해야 할 일을 정리하는 것이 아니라, 한정된 시간 안에서 실제로 실행할 수 있도록 계획하는 것입니다.
1. 업무 개수가 아닌 실제 업무량 파악
오늘 해야 할 업무가 5개라고 해도, 각각 30분이 필요한지 3시간이 필요한지에 따라 실제 업무량은 달라집니다.
업무별 예상 공수를 파악하면 계획한 업무에 총 몇 시간이 필요한지 확인할 수 있습니다.
이를 통해 팀원별로 감당할 수 있는 업무량을 고려하고, 무리한 계획을 줄일 수 있습니다.
2. 우선순위에 따른 실행 일정 관리
하루에도 여러 업무 요청이 추가되다 보면 급한 일부터 처리하느라 정작 중요한 업무를 놓치기 쉽습니다.
이러한 상황을 줄이려면 업무의 중요도와 마감일을 고려해 우선순위를 정하고, 실행할 시간을 미리 확보하는 것이 필요합니다.
업무를 실행할 날짜에 배치하면 어떤 일을 언제 진행해야 하는지 명확해지고, 새로운 요청이 발생했을 때도 기존 계획을 고려해 일정을 조정할 수 있습니다.
3. 팀원별 업무량과 실행 계획 확인
팀원들이 모두 바쁘게 일하고 있어도 실제 업무 부담은 서로 다를 수 있습니다.
누군가는 예정된 업무만으로 일정이 가득 차 있고, 다른 팀원은 새로운 업무를 맡을 여유가 있을 수도 있습니다.
각자의 체크리스트만으로는 이러한 차이를 파악하기 어렵습니다.
팀원별 업무 계획과 예상 공수를 함께 확인하면 특정 인원에게 업무가 집중되어 있는지 파악하고, 업무 배분이나 일정 조정이 필요한 상황을 판단하는 데 도움이 됩니다.
BRIC 워크보드로 팀 업무 관리하기
BRIC의 워크보드(Workboard)는 업무별 예상 공수를 바탕으로 주간 실행 계획을 관리하는 보드입니다.
해야 할 업무를 요일별로 배치하고, 예상 소요 시간과 우선순위를 고려해 실제 실행할 수 있는 계획을 세울 수 있습니다.
워크보드에서는 다음과 같은 정보를 확인할 수 있습니다.
공수 기반 업무 계획: 업무별 예상 소요 시간을 고려한 실행 계획 수립
업무별 실행 일정: 요일별 업무 배치 및 우선순위 관리
팀원별 업무 현황: 각 팀원의 업무 계획과 업무량 확인
할 일 목록만 확인하는 것이 아니라 누가 어떤 업무를 언제 실행할 것인지 한눈에 파악할 수 있습니다.
실제 화면으로 확인하는 BRIC 워크보드
업무별 예상 공수를 바탕으로 실행 계획을 세우고, 팀원별 업무량과 일정을 어떻게 확인하는지 영상으로 살펴보세요.
다양한 업무에 활용할 수 있는 팀 업무 관리
워크보드는 여러 업무를 동시에 수행하고, 한정된 시간 안에서 업무 우선순위를 조정해야 하는 다양한 산업과 팀에서 활용할 수 있습니다.
산업군 | 사용 예시 |
|---|---|
이커머스 | 상품 등록, 프로모션 준비 |
에이전시 | 고객사별 제작 일정, 디자이너 업무 배분 |
IT·소프트웨어 | 개발 업무 계획, 스프린트 일정 |
제조·생산 | 생산 준비 업무, 품질 점검 일정 |
인사·경영지원 | 채용 업무, 정기 운영 업무 |
마케팅 | 광고 운영, 콘텐츠 제작 일정 |
효율적인 업무 관리의 핵심은 실행 가능한 계획을 세우는 것입니다
해야 할 업무를 정리하는 것은 시작입니다.
중요한 것은 각 업무에 필요한 시간과 우선순위를 고려해 실제로 실행할 수 있는 계획을 세우는 것입니다.
BRIC 워크보드를 활용하면 업무별 예상 공수를 고려해 실행 계획을 세우고, 팀원별 업무량과 일정까지 한눈에 확인할 수 있습니다.
매일 끝내지 못한 업무를 다음 날로 미루는 대신, 이제 팀 전체의 업무량을 한눈에 파악하고 실행할 수 있는 계획을 세워보세요.